Organizadores de Eventos Comunitarios

La presente orientación provisional está destinada a los organizadores y al personal encargado de planificar reuniones masivas o grandes eventos comunitarios en los Estados Unidos. Una reunión masiva es un evento planificado o espontáneo con un gran número de asistentes que podría poner a prueba los recursos de planificación y respuesta de la comunidad anfitriona del evento, como conciertos, festivales, conferencias, servicios religiosos y eventos deportivos. Las directrices específicas para escuelas y centros de atención infantil, instituciones de educación superior y organizaciones comunitarias y religiosas se pueden encontrar en el sitio web del CDC orientado a la prevención de la propagación de COVID-19 en las comunidades.

 

El COVID-19 es una enfermedad respiratoria en crecimiento y hay más que aprender sobre su transmisión, su curso clínico y las poblaciones con mayor riesgo de enfermedad y complicaciones. (vea Cómo se propaga el COVID-19). Todos pueden poner de su parte para ayudar a la planificación, preparación y respuesta a esta amenaza emergente para la salud pública.

 

A medida que el brote de COVID-19 evoluciona, los CDC ruegan encarecidamente a los organizadores de eventos y su personal a prepararse para la posibilidad de brotes en sus comunidades. La creación de un plan de emergencia para reuniones masivas y grandes eventos comunitarios puede ayudar a protegerle a usted y a la salud de los participantes de su evento y de la comunidad local.

 

Los CDC han desarrollado acciones recomendadas para prevenir la propagación de COVID-19 en reuniones masivas y grandes eventos comunitarios.  Esta guía sugiere estrategias para ayudarle a planificar e implementar formas de proteger mejor a todos los involucrados en una reunión masiva.

 

Los organizadores deben evaluar continuamente, basándose en las condiciones actuales, si se debe posponer, cancelar o reducir significativamente el número de asistentes (si es posible) a reuniones masivas. A continuación se enumeran algunas consideraciones que los organizadores deben tener en cuenta al tomar decisiones sobre la posibilidad de aplazar o cancelar un evento. Si los organizadores deciden proceder con un evento deben consultar la sección “Pasos para planear, preparar y proceder con una reunión masiva” de este documento.

 

Consideraciones para posponer o cancelar una reunión masiva

Hay una serie de factores que deben considerarse al determinar la necesidad de aplazar o cancelar una gran reunión. Estos incluyen:

  • El número total de asistentes. Las reuniones más grandes (por ejemplo, más de 250 personas) ofrecen más oportunidades de contacto de persona a persona y, por lo tanto, plantean un mayor riesgo de transmisión de COVID-19.
  • El número de personas que asisten y que tienen un mayor riesgo de enfermedades más graves después de contraer COVID-19. Se cree que los adultos mayores y las personas con graves problemas de salud preexistentes corren un mayor riesgo.
  • La densidad de asistentes dentro de un área confinada. Según lo que se conoce actualmente sobre el virus, la propagación de persona a persona se produce con mayor frecuencia entre contactos cercanos (dentro de los 6 pies).
  • El posible impacto económico para los participantes, los asistentes, el personal y la comunidad en general.
  • El nivel de transmisión en su comunidad local y el nivel de transmisión en las zonas desde las que viajarán sus asistentes. Para entender mejor el nivel de transmisión en su comunidad (y en las comunidades desde las que viajarán sus asistentes), consulte con su departamento de salud pública local y/o estatal.
  • Si hay formas de reducir significativamente el número de asistentes. Por ejemplo, en el caso de los eventos deportivos o los conciertos escolares, los organizadores podrían considerar la posibilidad de celebrar el evento pero reducir significativamente el número de miembros del público.

 

Ante un nivel mínimo o moderado de transmisión en la comunidad, se recomienda:

 

Ante un nivel superior de transmisión comunitaria, se recomienda cancelar las reuniones masivas de cualquier tamaño.

 

Pasos para Planear, Preparar y Proceder con una Reunión Masiva

Los detalles de su plan de operaciones de emergencia deben basarse en el tamaño y la duración de sus eventos, la demografía de los participantes, la complejidad de las operaciones del evento y el tipo de servicios y actividades in situ que su evento pueda ofrecer.

Revisar los planes de operaciones de emergencia existentes en sus sedes

  • Reúnase con el coordinador de operaciones de emergencia o el equipo de planificación en sus instalaciones. Analice los planes operativos de emergencia y determine cómo pueden afectar los aspectos de sus eventos, como el personal, la seguridad, los servicios y actividades, las funciones y los recursos. Trabaje con el coordinador de operaciones de emergencia o con el equipo de planificación para prepararse para las estrategias clave de prevención descritas en esta guía. Desarrolle un plan de contingencia que aborde los diversos escenarios descritos más adelante, los que puede encontrar durante un brote de COVID-19.
  • Establezca relaciones con los principales asociados e interesados de la comunidad. Cuando forme relaciones estratégicas para sus eventos, incluya a los aliados importantes como el departamento de salud pública local, líderes comunitarios, organizaciones religiosas, proveedores, hospitales, hoteles, aerolíneas, compañías de transporte y fuerzas de seguridad. Colabore y coordine con ellos la realización de esfuerzos de planificación más amplios. Identifique claramente el papel, las responsabilidades y la autoridad para tomar decisiones de cada socio. Póngase en contacto con el departamento de salud pública local para obtener una copia de su plan de respuesta y mitigación de brotes para su comunidad. Participe en las actividades de preparación para emergencias de toda la comunidad.

 

Aborde las principales estrategias de prevención en su plan operativo de emergencia

  • Promueva la práctica diaria de acciones preventivas cotidianas. Utilice mensajes y materiales sobre la salud desarrollados por fuentes de salud pública creíbles como su departamento de salud pública local o los CDC para animar al personal del evento y a los participantes a practicar buenos hábitos de salud personal. Contemple la posibilidad de exhibir anuncios (físicos y/o electrónicos) durante todo el evento para recordar con frecuencia a los participantes que deben tomar medidas preventivas cotidianas para ayudar a prevenir la propagación del COVID-19. Estos incluyen:
    • Quédese en casa cuando esté enfermo, excepto para recibir atención médica.
    • Cubra su tos y estornudos con un pañuelo, y luego arroje el pañuelo a la basura.
    • Lávese las manos a menudo con agua y jabón durante 20 segundos como mínimo, especialmente después de ir al baño, antes de comer y después de sonarse la nariz, toser o estornudar.
    • Evite tocarse los ojos, la nariz y la boca con las manos sin lavar.
    • Limpie diariamente las superficies y objetos que se tocan con frecuencia.
  • Los apretones y los “choques de manos” se intercambian a menudo en reuniones y eventos deportivos y pueden convertirse en formas de transmisión de COVID-19 de persona a persona.  Como una forma de disminuir la presión social para llevar a cabo estos comportamientos comunes, considere la posibilidad de mostrar anuncios (físicos y/o electrónicos) que desalienten estas acciones durante la reunión.
  • Proporcione suministros de prevención de COVID-19 en sus eventos. Planee tener a mano suministros adicionales para el personal del evento y los participantes, incluyendo lavamanos con jabón, desinfectantes de manos, pañuelos y mascarillas desechables (para las personas que empiezan a tener síntomas).
    • Asegúrese de que sus eventos cuenten con suministros para el personal del evento y los participantes, tales como desinfectante para manos que contenga al menos un 60 % de alcohol, pañuelos, cestos de basura, mascarillas desechables y limpiadores y desinfectantes.  Limpie las superficies y objetos que se tocan con frecuencia con detergente y agua antes de desinfectarlos, especialmente las superficies que están visiblemente sucias.
    • Rutinariamente limpie y desinfecte las superficies y objetos que se tocan con frecuencia. Limpie con los limpiadores que usa normalmente. Use los productos de limpieza de acuerdo con las instrucciones de la etiqueta.
    • Los desinfectantes domésticos más comunes registrados por la EPA deben ser efectivos para la desinfección,
      • Está disponible una lista de productos aprobados por la EPA para su uso contra el virus que causa el COVID-19 aquí. Siga las instrucciones del fabricante para todos los productos de limpieza y desinfección (por ejemplo, la concentración, el método de aplicación y el tiempo de contacto, etc.).
      • Además, se pueden utilizar soluciones de lejía doméstica diluidas si no afecta la superficie.  Siga las instrucciones del fabricante para la aplicación y la ventilación adecuada. Compruebe que el producto no haya superado su fecha de caducidad. Nunca mezcle la lejía doméstica con amoníaco o cualquier otro limpiador. El blanqueador doméstico no caducado será efectivo contra los coronavirus cuando diluyéndolo adecuadamente. Prepare una solución de lejía mezclando:
        • 5 cucharadas (1/3 de taza) de lejía por galón de agua o
        • 4 cucharaditas de lejía por litro de agua
    • Puede obtenerse información adicional sobre la limpieza y desinfección de las instalaciones comunitarias en el sitio web de los CDC.
    • Nota: Las mascarillas desechables deben mantenerse en el lugar y utilizarse sólo si alguien (trabajador o asistente) se enferma en su evento Las personas que se enfermen deben aislarse inmediatamente del personal y de los participantes que no estén enfermos y se les debe dar una mascarilla limpia y desechable para que la usen.
  • Planifique las ausencias del personal. Elabore y aplique políticas flexibles de asistencia y permisos por enfermedad. El personal de eventos debe quedarse en casa cuando está enfermo, o puede que tenga que quedarse en casa para cuidar a un miembro de la familia enfermo o para cuidar a sus hijos en caso de que la escuela se suspenda. Permita que el personal trabaje desde casa cuando sea posible. Identifique las funciones y puestos de trabajo críticos y planifique una cobertura cruzada alternativa de personal de capacitación (similar a la planificación de la rotación de personal para las vacaciones). Brinde instrucciones sobre cómo y cuándo volver al trabajo de forma segura.
  • Ponga en marcha políticas flexibles de asistencia y permisos por enfermedad del personal (si es posible). Exija al personal que se quede en casa si están enfermos o cuidan a un miembro enfermo en el hogar. Notifique al personal cuando planee implementar Políticas de permisos por COVID-19.
    • Nota: De instrucciones al personal enfermo con síntomas de COVID-19 para que evite el contacto con otras personas y consulte a su médico.
  • Promueva mensajes que desalienten a las personas enfermas asistir a eventos. Esto debe incluir mensajes que soliciten a las personas que dejen los eventos si empiezan a tener síntomas de COVID-19, tales como fiebre, tos y falta de aliento. Deben buscar ayuda médica rápidamente llamando de antemano al consultorio del médico o a la sala de emergencias para obtener orientación. Vea la guía de los CDC sobre qué hacer cuando se está enfermo con COVID-19.
  • Contemple alternativas para el personal del evento y los participantes que corren un mayor riesgo de sufrir complicaciones a causa de COVID-19. Actualmente, adultos mayores y personas con graves problemas de salud subyacentes se consideran con un mayor riesgo de enfermedades graves y complicaciones derivadas del COVID-19. Los organizadores de eventos pueden considerar la posibilidad de reasignar tareas para que el personal de mayor riesgo tenga un contacto mínimo con otras personas. Las personas en los grupos de mayor riesgo deben consultar con su proveedor de atención médica sobre la asistencia a grandes eventos. Considere la posibilidad de ofrecer reembolsos a los participantes en el evento que no puedan asistir porque corren un alto riesgo y/o proporcione información sobre opciones de visualización alternativas.
  • De ser posible, identifique un espacio que pueda utilizarse para aislar al personal o a los participantes que se enfermen en el evento. Designe un espacio para el personal y los participantes que puedan enfermarse y no puedan abandonar el evento inmediatamente. Trabaje con los aliados, como los hospitales locales, para crear un plan para tratar al personal y a los participantes que no viven en las cercanías. Incluya un plan para separar y atender a las poblaciones vulnerables. Si algún miembro del personal o participante se enferma en su evento, sepárelo de los demás lo antes posible. Establezca procedimientos para ayudar al personal o a los participantes enfermos a abandonar el evento lo antes posible. Proporciónele mascarillas desechables limpias, si están disponibles. Trabaje con el departamento de salud pública local y los hospitales cercanos para cuidar de quienes se enferman. Si es necesario, póngase en contacto con los servicios de emergencia para quienes necesiten atención de urgencia. Debe evitarse el transporte público, los viajes compartidos y los taxis por parte de los enfermos y las personas que estén enfermas deben llevar mascarillas desechables en todo momento cuando estén en un vehículo. Conozca más sobre la prevención de la propagación del COVID-19 si alguien está enfermo.
  • Planifique las formas de limitar el contacto en persona del personal que presta servicios en sus eventos. Varias formas de hacerlo incluyen ofrecer al personal la opción de tele trabajar si pueden realizar sus tareas laborales fuera de las instalaciones, utilizar el correo electrónico y realizar reuniones por teléfono o videoconferencia. Reduzca el número de personal necesario, por ejemplo, alternando los turnos del personal que apoya las funciones y servicios esenciales durante los eventos.
  • Desarrolle políticas de reembolso flexibles para los participantes. Cree políticas de reembolso que permitan a los participantes la flexibilidad de quedarse en casa cuando estén enfermos, necesiten cuidar a miembros del hogar enfermos o corran un alto riesgo de sufrir complicaciones a causa del COVID-19.
  • Identifique las acciones a tomar si necesita posponer o cancelar los eventos. Trabaje estrechamente con los funcionarios de salud pública locales para evaluar las capacidades locales en la zona. Durante un brote de COVID-19, las limitaciones de recursos entre los sistemas de salud locales y/o de aplicación de la ley pueden influir en la decisión de posponer o cancelar sus eventos. Si es posible, planifique formas alternativas para que los participantes disfruten de los eventos por televisión, radio o en línea.

 

Comunique sobre el COVID-19
  • Manténgase informado sobre la situación local del COVID-19. Obtenga información actualizada sobre la actividad local sobre el COVID-19 de los funcionarios de la salud pública. Esté al tanto de los cierres temporales de las escuelas en su área porque pueden afectar al personal del evento.
  • Actualice y distribuya información de comunicación de emergencia oportuna y precisa. Identifique a todos los integrantes de su cadena de comunicación (por ejemplo, el personal del evento, los participantes, los proveedores, los vendedores y los principales asociados e interesados de la comunidad) y establezca sistemas para compartir información con ellos. Mantenga actualizada la información de contacto de todos los integrantes de la cadena de comunicación. Identifique plataformas, tales como una línea directa, mensajes de texto automatizados y un sitio web para ayudar a difundir la información. Actualice periódicamente a los principales asociados e interesados de la comunidad. Comparta información sobre cómo usted y el coordinador de operaciones de emergencia o el equipo de planificación de las sedes están respondiendo al brote.
  • Identifique y aborde las posibles barreras lingüísticas, culturales y de discapacidad asociadas a la comunicación de la información sobre el COVID-19 al personal del evento y a los participantes. La información que comparta debe ser fácilmente entendida por todos los que asistan a los eventos. Aprenda más sobre cómo llegar a personas de diversos idiomas y culturas visitando: Conozca Su Público. También puede aprender más acerca de la comunicación con el personal en una crisis en: Plan de Comunicaciones en Momentos de Crisis.

 

Seguimiento Después de que un Brote de COVID-19 haya Terminado

Recuerde, un brote de COVID-19 podría durar mucho tiempo. Cuando los funcionarios de salud pública determinen que el brote ha terminado en su comunidad local, trabaje con ellos para identificar los criterios para reducir las acciones de prevención de COVID-19 en sus eventos. Base los criterios en la ralentización del brote en su área local. Si sus eventos fueron cancelados, coordine con sus sedes para reprogramar sus eventos.

Evaluar la eficacia de sus operaciones de emergencia y planes de comunicación

  • Reúnase con el coordinador de operaciones de emergencia o el equipo de planificación de sus sedes para analizar y anotar las lecciones aprendidas. Obtenga información del personal del evento, de los participantes (si es posible), de los aliados de la comunidad y de las partes interesadas para mejorar los planes. Identifique cualquier vacío en los planes y cualquier necesidad que pueda tener de recursos adicionales.
  • Mantenga y amplíe su equipo de planificación. Identifique las agencias o socios necesarios para ayudarle a prepararse para los brotes de enfermedades infecciosas en el futuro e intente añadirlos a su equipo de planificación.
  • Participe en las actividades de preparación para emergencias de toda la comunidad.
Material de divulgación relacionado:

Cómo protegerse en reuniones y multitudes 

De acuerdo con la orientación de la Fase 2, se les invita a todas las personas en Florida a evitar congregarse en grupos mayores de 50 personas (con excepciones en los condados de Miami-Dade, Broward y Palm Beach).

Lo más probable es que el virus haya surgido originalmente de una fuente animal y ahora se propaga de persona a persona. Al igual que el resfriado común, se transmite por gotas, que a menudo se generan cuando una persona estornuda o tose.

Para conocer el recuento de casos más actualizado, visite el Recuento de casos de COVID-19.

El Departamento de Salud de Florida está trabajando en forma activa con socios privados y públicos para monitorear el COVID-19. El Departamento de Salud de Florida ha establecido centros de pruebas en todo el estado https://www.floridadisaster.org/covid19/testing-sites/

El Departamento de Salud de Florida se comunica en forma regular con el público y los proveedores de atención médica para brindar actualizaciones sobre el COVID-19 y otras enfermedades respiratorias. El Centro de Atención de COVID-19 está disponible 24/7 en el número 1-866-779-6121.

Con el fin de leer el Plan del Gob. DeSantis para la Recuperación Segura e Inteligente Paso a Paso de Florida, haga clic aquí https://floridahealthcovid19.gov/plan-for-floridas-recovery/

Los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades y la Organización Mundial de la Salud son fuentes de información confiables y actualizadas sobre este brote en evolución.

Para obtener información específica sobre Florida, por favor, consulte el sitio web del Departamento de Salud de Florida: http://www.floridahealth.gov/diseases-and-conditions/COVID-19/